Nach einschlägigen Regelungen muss jedes Unternehmen E-Mails archivieren. Kommt man den Aufbewahrungspflichten nicht nach, drohen Verzögerungsgelder und Freiheitsstrafen. Doch auch über die gesetzliche Verpflichtung hinaus hat E-Mail-Archivierung einige Vorteile zu bieten.

Mailspect Archive ist eine flexible E-Mail-Archivierungs- und Compliance-Lösung. Mailspect Archive importiert, optimiert und speichert E-Mails aus verschiedenen Quellen. Die Lösung ist offen, skalierbar und flexibel und lässt sich optimal an die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens anpassen.

• Offenes Archiv: Alle Vorteile von Open-Source-Lösungen
  Mailspect Archive arbeitet mit Exchange und vielen anderen kommerziellen und Open-Source-Programmen (z. B. CommuniGate Pro, Postfix, Qmail, Zarafa, Axigen).
  
  
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Revisionssicher die Auflagen des Gesetzgebers erfüllen
  Mailspect Archive sichert E-Mails manipulationssicher und unterstützt automatisierte regelkonforme Speicherung sowie Content-Tracking-Abfragen für Prüfung von E-Mails und Anhängen. Schnelles Wiederfinden von E-Mails sorgt für fristgerechte Vorlage von steuer-/handelsrechtlich relevanten Dokumenten. So wird zuverlässig die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung, Prüfbarkeit und Einräumung von Zugriffsmöglichkeiten realisiert.
  
  
• Volltextsuche: E-Mails schnell wiederfinden
  Import und Speichern von E-Mails aus mehreren Quellen in ein allgemeines Archiv sorgt für die zeitsparende Suche an zentraler Stelle. E-Mails werden nach Begriffen in Kopfzeilen, Inhalten oder Anhängen durchsucht.
  
  
• Speicher-Optimierung: Hardware und Strom sparen
  Mailspect Archive dedupliziert E-Mails und bietet Single Instance Storage von Anhängen. Dadurch kann der Speicherplatz um bis zu 90 % reduziert werden, was wiederum Hardware-Kosten einspart.
  
  
• Archivierte E-Mails als Beweis: Streitfälle durch schnelle Beweisvorlage klären
  Archivierte E-Mails unterstützen die freie Beweisführung. Schnelle Beweisvorlage im Streitfall kann z. B. ungerechtfertigte Schadensersatzforderungen abwehren.
  
  
• Import: E-Mails aus Postfächern und bestehenden Archiven vereinen
  Mailspect Archive erstellt durchsuchbare E-Mail-Archive von E-Mail-Files und IMAP-Servern und optimiert beim Import durch Single-Instance-Storage, Deduplizierung und Indizierung. Viele Formate werden in einem einzigen Archiv vereint. Das bestehende E-Mail-Programm kann weiter genutzt werden, selbst wenn mehrere MTAs verwendet werden.
  
  
• Exchange-Archivierung: Auch mit MS Exchange die Open-Source-Lösungen von Mailspect nutzen
  Mailspect Archive bietet E-Mail-Archivierung in Echtzeit für MS Exchange sowie Batch Import vieler Formate und arbeitet mit Active Directory sowie MS Exchange IMAP.
  
  
• Journaling: Interne E-Mails in das E-Mail-Archiv einbinden
  Auch interne E-Mails enthalten geschäftsrelevante Informationen. Da sie das Mailgateway nicht passieren, werden sie beim empfohlenen Einsatzszenario von Mailspect Archive am Mailgateway nicht archiviert. Durch die Journalfunktion wird die Speicherung der internen E-Mails ermöglicht.
  
  
• Berichtswesen: Nie den Überblick verlieren
  Per SQL-Abfrage lassen sich Übersichten z. B. über den E-Mail-Verkehr, über Konversationen zu bestimmten Begriffen oder über Anhänge erstellen. Je nach Einstellung versendet Mailspect aktualisierte Listen in gewünschten Zeitabständen an den Administrator.

(Flyer zum Download)