Spedition Diehl

Die bitbone AG führte bei der Spedition Diehl, einem Full-Service-Dienstleister bei Esslingen, die E-Mail-Security- und -Archivierungs-Lösung Mailspect (ehem. MPP) ein.

Das Unternehmen:

Die diehl-spedition ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Esslingen im Wirtschaftsraum „Mittlerer Neckar“. Sie betreibt dort ein Logistikzentrum und ein Umschlagslager. Seit 2001 ist die diehl-spedition Gesellschafter der System Alliance United Logistics, einer der führenden Stückgutkooperationen mit flächendeckendem Transportnetzwerk in Deutschland. Den Bereich Übersee deckt die diehl-spedition mit ihrer Tochtergesellschaft diehl-NAVIS ab, welche von Hamburg aus über 80 Sammelcontainerlinien unterhält. Die diehl-spedition versteht sich somit als Full-Service-Dienstleister im Bereich Spedition und Logistik.

Die Ausgangssituation:

Der Full-Service-Dienstleister aus Esslingen bei Stuttgart muss sich bei diesen Dimensionen nicht nur auf seine Speditionssoftware verlassen können, sondern auch auf einen reibungslosen E-Mail-Verkehr, da die Abwicklung von Bestellungen und Sendungen größtenteils per E-Mail erfolgt. Ein Ausfall des E-Mail-Servers bedeutet für den Spediteur nicht nur Umsatzausfall und sinkende Produktivität, sondern auch finanzielle Verluste durch mögliche Schadensersatzforderungen.

Die Problemstellung:

Hinzu kam, dass unternehmensinterne E-Mails mit teilweise großen Anhängen, die über den Hausverteiler an alle Mitarbeiter gesendet wurden, viel Speicherplatz belegten und damit den E-Mail-Server belasteten. Als Folge stand der E-Mail-Server häufig nur mit hohen Einschränkungen zur Verfügung. Ein weiteres Problem war die fehlende E-Mail-Archivierung. Diese ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern für Unternehmen, die in diesem Umfang Aufträge entgegennehmen und abwickeln, für die notwendige Beweisführung in Streitfällen auch unabdingbar, um zum Beispiel Schadensersatzforderungen zu entkräften.

Die Lösungsfindung:

Hermann Schnaidt, EDV-Leiter bei der Spedition Diehl, suchte nun gemeinsam mit dem Haus-IT-Dienstleister, der natural computing GmbH, nach einer Lösung. Das Ziel war, den E-Mail-Server wirksam vor Spam und Malware zu schützen und damit zu stabilisieren sowie seine Verfügbarkeit zu gewährleisten. Gleichzeitig sollten die User entlastet werden, indem kein Spam mehr in ihrem E-Mail-Postfach landet. Weiterhin wollte man den Vorschriften des Gesetzgebers gerecht werden und die E-Mail-Archivierung einführen.

Diese Thematik in Verbindung mit der Open-Source-Technologie, auf die Hermann Schnaidt seit 2004 bei der Spedition Diehl setzt, veranlasste die natural computing GmbH dazu, die bitbone AG einzubinden. Mit dieser unterhält natural computing bereits seit mehreren Jahren eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Das Systemhaus aus Würzburg, das auf Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Security und Open Source spezialisiert ist, erarbeitete ein Konzept, das auf MPP von Message Partners setzte. „Das traf genau unsere Bedürfnisse“, erinnert sich Hermann Schnaidt. „Nicht nur, dass die Lösung durch den Open-Source-Hintergrund flexibel anpassbar ist, sondern auch die finanziellen Aspekte haben überzeugt.“

Das Projekt und die Lösungen:

Nachdem die Wahl auf das Mailgateway MPP gefallen war, wurde das Projekt im Juni 2007 in Angriff genommen. Zum vorhandenen IBM System-i-Server gesellte sich ein IBM System-x-Server, welcher auf Basis von Ubuntu 6.06LTS das Mailgateway beherbergt. Firewall und E-Mail-Server wurden jeweils erneuert.

Des Weiteren wurde für den E-Mail-Verkehr eine Mehrstufigkeit eingeführt, die auch das Durchlaufen verschiedener Spam- und Virenfilter einbezieht: Eingehende E-Mails laufen über die Firewall in das Mailgateway in der demilitarisierten Zone, werden dort überprüft und archiviert und werden dann über die Firewall zum E-Mail-Server geroutet. Damit wird eine Lastverteilung erreicht.

Auch für die Belastung des E-Mail-Servers durch Belegung des Speicherplatzes mit großen Anhängen in unternehmensinternen E-Mails wurde mit der Option des Bodystrippings eine Lösung gefunden. Anhänge werden nun auf dem Server ein einziges Mal abgelegt und können über einen Link in der E-Mail von jedem Empfänger aufgerufen werden.

Die Vorteile und Probleme:

Seit dem Abschluss des Projektes im Juli 2007 ist der E-Mail-Server permanent verfügbar. Dies ist vor allem MPP zu verdanken, das Spam-, Phishing-, Betrugs- und Virenangriffe vom Server fernhält. Mailbomben werden mit dem in MPP integrierten Schutz vor Denial-of-Service-Attacken abgewehrt. Die Quarantäne kann von den Nutzern oder auch zentral verwaltet werden. E-Mails werden anhand ihres Inhaltes, der Header-Informationen und des Anhangs gefiltert, überwacht und bei Gefahr in Quarantäne gestellt.

Eine gute Nachverfolgbarkeit und damit einfache Administration gewährt die zentrale Schnittstelle des E-Mail-Verkehrs zum Internet. Die E-Mail-Archivierung ist flexibel konfigurierbar, erfüllt die gesetzlichen Vorgaben und hat zudem den Vorteil, dass E-Mails mit der Suchfunktion schnell wiedergefunden werden können. Auch im Rahmen der freien Beweisführung vor Gericht kann der E-Mail-Verkehr zur Klärung eingesetzt werden.

Über eine Million E-Mails kann das leistungsfähige Mailgateway pro Stunde behandeln und ein Berichtswesen erstellt diverse Statistiken. Hermann Schnaidt sieht ein weiteres Detail als großen Vorteil: „Das Webinterface ist sehr benutzerfreundlich und übersichtlich und kann von jedem User leicht bedient werden.“

Nach der Einführung von MPP gab es jedoch ein Problem mit der Weiterleitung einiger E-Mails über das Webinterface. Diese Fehlfunktion wurde von Message Partners unverzüglich vollständig behoben.

Der Nutzen für die Spedition Diehl:

Vom Nutzen für die Unternehmens-IT ist Hermann Schnaidt überzeugt: „Probleme mit dem E-Mail-Server gehören der Vergangenheit an. Zeitverzögerungen bei der Auslieferung oder Aufwand für Instandsetzungsmaßnahmen entfallen. Und auch die Maßnahmen bei Malware-Befall sind nicht notwendig. Das erhöht die Verfügbarkeit und senkt die Gesamtkosten.“

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